Fractional CTO per studi professionali: cosa fa e che risultati porta

Perche anche uno studio professionale ha un problema di tecnologia

Quando senti CTO pensi a una software house, a una startup, a chi sviluppa un prodotto. Uno studio legale, lo studio del commercialista, lo studio medico o quello tecnico di architetti e ingegneri non scrivono codice. Eppure oggi uno studio professionale e, di fatto, tenuto in piedi da software: il gestionale di pratica, la fatturazione elettronica, la firma digitale, la PEC, l'archivio documentale, il sito, il sistema di prenotazione, la contabilita.

Il problema e che questi strumenti, quasi sempre, sono stati comprati uno alla volta negli anni e non si parlano. Il gestionale da una parte, la fatturazione dall'altra, l'agenda su un terzo sistema, i documenti su una cartella condivisa che nessuno sa piu come e organizzata. Il risultato lo conosci: i collaboratori passano mezza giornata a copiare dati da un sistema all'altro, e i dati sensibili dei clienti girano su email personali e gruppi WhatsApp.

Qui non basta l'informatico che chiami quando il PC non stampa. Serve qualcuno che pensi al sistema informatico nel suo insieme e lo faccia funzionare come una macchina sola. Nel metodo Manager Indipendente questo qualcuno e il professionista che presidia il pilastro operations sul fronte tecnologia: il mercato lo chiama fractional CTO, ma il punto e che e un Manager Indipendente che entra nello studio uno, due o tre giorni a settimana e si prende la responsabilita degli strumenti, delle automazioni e della sicurezza dei dati.

I problemi tecnologici che quasi ogni studio si tiene in casa

Dentro uno studio professionale ci sono alcuni problemi di tecnologia cosi diffusi da sembrare normali. Non lo sono: sono solo invisibili, perche nessuno, dentro, ha quel ruolo. I soci fanno i professionisti, non i direttori tecnici. Un fractional CTO parte proprio da questi.

1. 01Software che non parlano. Gestionale, fatturazione, agenda e archivio sono isole separate. Un dato anagrafico del cliente va inserito tre o quattro volte, in tre o quattro sistemi diversi, e ogni reinserimento e un errore in attesa di accadere.
2. 02Lavoro ripetitivo fatto a mano. Promemoria di scadenze, solleciti, invio di documenti standard, raccolta della documentazione dal cliente, preparazione di pratiche ricorrenti. Ore di lavoro qualificato spese in copia-incolla che una macchina farebbe meglio e gratis.
3. 03Dati sensibili senza controllo. In uno studio i dati dei clienti sono il bene piu delicato che esista: cartelle cliniche, atti giudiziari, bilanci, progetti. E spesso viaggiano su email personali, chiavette USB e gruppi WhatsApp, senza backup serio e senza che il GDPR sia davvero rispettato.
4. 04Backup che nessuno verifica. Quasi tutti dicono di avere un backup. Pochissimi lo hanno mai provato a ripristinare. Il giorno del ransomware o del disco rotto si scopre che il backup non c'era, o non funzionava: per uno studio significa rischiare di perdere anni di pratiche.
5. 05Fornitori IT non governati. Il consulente del gestionale, quello che ha fatto il sito, il tecnico dell'hardware, il fornitore della PEC. Ognuno parla la sua lingua, nessuno coordina, e quando qualcosa si rompe parte il rimpallo di responsabilita mentre lo studio resta fermo.

Cosa fa, in concreto, settimana dopo settimana

Il fractional CTO non e l'assistenza che ti sistema la stampante e non sviluppa software su misura per il gusto di farlo. Lavora un livello sopra: decide quali strumenti servono, li fa parlare tra loro, automatizza cio che si ripete e mette i dati in sicurezza. Ecco cosa fa davvero dentro uno studio professionale.

• Mappa e razionalizza gli strumenti. Mette in fila tutto il software che lo studio usa (e paga), taglia i doppioni, sceglie cosa tenere e cosa sostituire. Spesso il primo risultato e una bolletta software piu bassa e meno sistemi da imparare.
• Integra i sistemi. Fa in modo che gestionale, fatturazione, agenda e archivio condividano gli stessi dati, cosi un'anagrafica si inserisce una volta sola. E qui che spariscono mezze giornate di copia-incolla.
• Automatizza il lavoro ripetitivo. Promemoria di scadenze, solleciti di pagamento, raccolta documenti dal cliente, pratiche ricorrenti: tutto cio che segue una regola fissa passa alla macchina. I collaboratori tornano a fare il lavoro per cui sono pagati.
• Mette in sicurezza i dati e governa il GDPR sul piano tecnico. Accessi con permessi per ruolo, backup automatici e verificati, dati dei clienti dentro sistemi protetti e non su email e chat. Per uno studio non e un di piu: e protezione da una sanzione e da un disastro reputazionale.
• Governa i fornitori IT. Diventa l'unico interlocutore tecnico: parla lui con il fornitore del gestionale, con chi ha fatto il sito, con chi gestisce hardware e PEC. Lo studio smette di fare da centralino tra tecnici che non si parlano.
• Porta rigore nelle scelte grosse. Cambio del gestionale, apertura di una seconda sede da collegare, adozione di strumenti di intelligenza artificiale per le pratiche, telemedicina o consulenza a distanza: decisioni da migliaia o decine di migliaia di euro che senza una testa tecnica si prendono a sensazione.

Se vuoi il quadro generale del ruolo, al di la del settore, parti da cosa fa un fractional CTO. Qui restiamo sugli studi, dove il gioco si fa su gestionali che non si parlano, lavoro ripetitivo e dati sensibili da proteggere.

Che risultati porta davvero

Te lo dico da chi la tecnologia l'ha usata come leva di business, non come hobby. Sono nel digitale da oltre dieci anni, sono partito da 500 euro al mese nel 2016, ho co-firmato il libro Metodo e-Commerce Growth e sono passato da realta come Trustpilot. La cosa che ho imparato e semplice: la tecnologia rende quando toglie lavoro alle persone e mette i dati al sicuro, non quando aggiunge l'ennesimo strumento di moda.

In uno studio professionale un buon Manager Indipendente sulla tecnologia, nelle prime settimane, quasi sempre trova almeno una di queste cose. Una sola, sistemata, vale spesso piu dell'intera fee annuale.

Il punto e proprio questo: sulla tecnologia il ritorno non e teorico. Ore di lavoro qualificato restituite alle pratiche, un attacco informatico evitato, una sanzione GDPR scampata, un gestionale sbagliato non comprato. Sono soldi e rischi veri, e in uno studio spesso valgono molte volte quello che paghi il fractional.

La tecnologia in uno studio non deve impressionare. Deve togliere lavoro alle persone e tenere i dati al sicuro.

Quanto costa e quando ti conviene davvero

Qui si capisce perche il modello esiste. Un direttore tecnico dipendente, con esperienza vera, in Italia costa tra 85.000 e 140.000 euro l'anno di costo aziendale. Detto altrimenti: un manager che porta a casa 100.000 euro netti costa allo studio intorno ai 250.000 euro. E lo paghi dodici mesi su dodici, anche quando il grosso del lavoro tecnico l'hai gia fatto. Per uno studio professionale, semplicemente fuori scala.

Un Manager Indipendente sulla tecnologia lo paghi solo per la frazione di tempo che usi:

Per uno studio professionale la soglia in cui questa figura conviene quasi sempre e tra uno e cinque milioni di fatturato, o quando i collaboratori superano la decina e gli strumenti diventano ingestibili a occhio. Ma attenzione: negli studi conta piu la complessita che la taglia. Uno studio medico con piu sedi, dati clinici da proteggere e telemedicina ha bisogni tecnologici che uno studio mono-professionista non ha.

Per inquadrare se la formula fractional ha senso per la tua dimensione, al di la del ruolo specifico, leggi quando il fractional conviene a una PMI. Vale per lo studio professionale esattamente come per l'azienda di prodotto.

Domande frequenti