Cos'e la delega: definizione, livelli e perche conta per la tua PMI

Delega: la definizione senza giri di parole

Partiamo dal frame giusto, perche e quello che cambia tutto. Nel metodo Manager Indipendente le operations sono uno dei 5 pilastri (vendita, marketing, finance, operations, partnerships), e dentro le operations la delega e il meccanismo che permette a un'azienda di fare piu cose di quante ne possa fare una persona sola. Quando un Manager Indipendente entra in una PMI per presidiare le operations da fractional, una delle prime cose che misura e proprio questa: quanto del lavoro e delle decisioni passa ancora dalle mani di una sola persona, di solito l'imprenditore.

Detto questo: la delega e l'atto di affidare a un'altra persona l'esecuzione di un compito o la facolta di prendere una decisione, mantenendo pero la responsabilita finale del risultato. In una riga: passi a qualcun altro il fare, ma resti tu il proprietario dell'obiettivo. Per questo delegare non vuol dire lavarsene le mani: vuol dire scegliere chi esegue, dargli il contesto e poi rispondere comunque del risultato davanti all'azienda.

La confusione nasce sempre qui: la gente pensa che delegare sia scaricare il lavoro che non si ha voglia di fare. Non lo e. Quando scarichi, ti liberi del compito e del problema. Quando deleghi, ti liberi del compito ma il problema resta tuo: hai solo cambiato la mano che lo esegue. E questa la differenza che separa un imprenditore che cresce da uno che si limita a sfogarsi sui collaboratori.

Delega vero e falso: quattro modi di non delegare

Prima di spiegare come si delega bene, conviene riconoscere le tre cose che sembrano delega ma non lo sono. Sono le trappole in cui cade quasi ogni imprenditore di PMI, e tutte finiscono nello stesso posto: lui che torna a fare tutto da solo, convinto che delegare non funzioni.

• Scaricare (dumping): mollare un compito senza contesto, senza obiettivo, senza dire come si misura il risultato. Tipo "pensaci tu" detto correndo verso un'altra riunione. Il collaboratore indovina, sbaglia, e tu concludi che non era capace.
• Abdicare: affidare e poi sparire del tutto. Niente check, niente disponibilita, nessun punto di controllo. Quando il risultato arriva e sbagliato e troppo tardi per correggerlo, e tu paghi il danno.
• Micromanaging mascherato: dire di aver delegato, poi controllare ogni singolo passo, rifare a modo tuo, riprendere in mano la palla al primo intoppo. Il collaboratore capisce che non ti fidi e smette di prendersi responsabilita. Cosa significa davvero, l'ho spiegato a parte: vedi micromanagement.
• Delegare solo i compiti, mai le decisioni: affidi l'esecuzione meccanica ma tieni per te ogni scelta. Cosi il collaboratore resta un paio di mani in piu, non una testa in piu, e tu resti il collo di bottiglia di ogni decisione.

La delega vera sta nel mezzo tra l'abdicare e il micromanaging: trasferisci il fare e una quota di decisione, dai il contesto e l'obiettivo, concordi quando e come ci si rivede, e poi lasci spazio. Ne troppo, ne troppo poco. Quanto spazio dare esattamente dipende dal livello di delega, ed e qui che il discorso diventa operativo.

I 5 livelli di delega: quanto controllo lasciare

L'errore piu comune e trattare la delega come un interruttore: o faccio io, o fa lui. In realta e un cursore con diversi gradi, e il bravo manager sceglie il livello in base a quanto si fida della persona su quel compito specifico. Stessa persona, compiti diversi, livelli diversi. Ecco la scala, dal piu controllato al piu autonomo.

Il punto e che la delega si alza nel tempo. Una persona nuova parte al livello 1 o 2 su un'area, e man mano che dimostra di portare risultati la sposti al 3, al 4, fino al 5. Sbagliare livello in eccesso (dare autonomia piena a chi non e pronto) crea disastri. Sbagliarlo in difetto (tenere al livello 1 chi e pronto per il 4) tiene i tuoi migliori imprigionati e te incollato a decisioni che non dovresti piu prendere.

Esempio concreto in una PMI. L'imprenditore vuole togliersi la gestione dei fornitori. Mese uno, livello 2: il responsabile acquisti raccoglie tre preventivi e glieli porta. Mese tre, livello 3: propone quale fornitore scegliere e perche, l'imprenditore approva. Mese sei, livello 4: sceglie e ordina entro un budget concordato, poi aggiorna. A quel punto un'intera area e uscita dal tavolo dell'imprenditore senza che il controllo sia mai stato perso. Questo e delegare per livelli.

Perche la delega conta: il collo di bottiglia che frena la PMI

Ecco il motivo per cui questa parola, che sembra ovvia, e in realta la piu sottovalutata nelle operations di una piccola azienda. La PMI italiana tipica nasce attorno a un imprenditore che sa fare tutto e fa tutto. Funziona benissimo fino a un certo punto. Poi l'azienda cresce, le decisioni si moltiplicano, e quella stessa persona che era il motore diventa il freno: ogni preventivo, ogni assunzione, ogni problema cliente aspetta lui. L'azienda non puo andare piu veloce di quanto vada il suo collo di bottiglia.

Un'azienda dove tutto passa dall'imprenditore non e un'azienda: e un lavoro autonomo con dei dipendenti. La differenza la fa la delega: e cio che trasforma una persona-orchestra in un sistema che gira anche quando lui non c'e.

Il costo del non delegare non si vede in bilancio, ma c'e. Sono le decisioni rimandate perche l'imprenditore non ha avuto tempo. Sono i collaboratori capaci che se ne vanno perche non gli viene dato spazio. E il fondatore che lavora settanta ore a settimana e non riesce a staccare un giorno senza che qualcosa si blocchi. Delegare non e una gentilezza verso il team: e la condizione perche l'azienda possa crescere oltre i limiti fisici di una persona sola.

C'e anche il rovescio della medaglia, ed e onesto dirlo: delegare costa, all'inizio. Spiegare un compito la prima volta richiede piu tempo che farlo da soli, e i primi tentativi del collaboratore saranno peggiori dei tuoi. Per questo tanti imprenditori si arrendono: "faccio prima da solo". Vero per quella volta. Falso per le cento volte successive. La delega e un investimento: paghi tempo oggi per comprare tempo domani.

Chi costruisce la delega in azienda: il ruolo del fractional COO

Capire cos'e la delega e facile. Costruire un'azienda dove la delega funziona davvero, mappare quali decisioni possono scendere di livello, definire chi risponde di cosa, mettere i punti di controllo giusti senza scivolare nel micromanaging: quello e mestiere da direttore operativo. Il problema e che una PMI italiana, sotto certi numeri, non puo permettersi un COO dipendente, e spesso non gli servirebbe nemmeno a tempo pieno.

Qui entra il metodo Manager Indipendente. Le operations sono uno dei cinque pilastri, e su quel pilastro un Manager Indipendente entra a frazioni (in modalita fractional): aiuta l'imprenditore a uscire dal ruolo di collo di bottiglia, costruisce la catena di responsabilita, porta la delega dai compiti alle decisioni, ma solo per i giorni che servono. Un fractional COO costa tra 1.500 e 6.000 euro al mese, contro gli 85.000-140.000 euro di RAL di un COO assunto a tempo pieno (e per 100.000 netti in tasca al manager, l'azienda ne spende circa 250.000). Per una PMI che vuole smettere di dipendere da una persona sola senza il costo di un dirigente fisso, e spesso la risposta giusta.

La cosa importante e che un Manager Indipendente sulle operations non delega al posto tuo: ti insegna a farlo e costruisce il sistema perche regga anche quando lui esce di scena. Entra proprio per rendersi non indispensabile, lasciando in azienda una struttura di deleghe che prima non c'era. Cosa fa nel concreto questa figura, l'ho spiegato qui: cosa fa un fractional COO. E quando serve davvero, lo trovi qui: quando serve un fractional COO.

Chiudo dove ho aperto. In 10 anni nel digitale, dai primi 500 euro al mese nel 2016 fino a gestire budget pubblicitari per 50 milioni, la lezione che torna sempre e la stessa: nessuno scala niente facendo tutto da solo. Le aziende che crescono non sono quelle con l'imprenditore piu bravo, sono quelle dove l'imprenditore ha smesso di essere l'unica testa che decide. La delega, nel metodo Manager Indipendente, e la competenza che rende possibile tutto il resto.

Domande frequenti