Cos'e il kaizen: definizione, principi e perche conta per la tua PMI

Kaizen: la definizione senza giri di parole

Partiamo dal frame giusto, perche e quello che cambia tutto. Nel metodo Manager Indipendente le operations sono uno dei 5 pilastri (vendita, marketing, finance, operations, partnerships), e dentro le operations il kaizen e il motore che permette a un'azienda di migliorare da sola, senza aspettare il consulente, la crisi o l'illuminazione del titolare. Quando un Manager Indipendente entra in una PMI per presidiare le operations da fractional, una delle prime cose che cerca e proprio questa: esiste un meccanismo per cui i processi migliorano nel tempo, o l'azienda fa le cose oggi esattamente come tre anni fa?

Detto questo: kaizen e una parola giapponese composta da *kai* (cambiamento) e *zen* (meglio). Si traduce con miglioramento continuo. In una riga: e la pratica di migliorare un processo a piccoli passi, in modo costante, coinvolgendo chi quel processo lo esegue ogni giorno. Non un grande salto ogni tanto, ma tanti piccoli aggiustamenti che si sommano nel tempo.

La parola chiave e continuo. Il kaizen non e un progetto che parte a gennaio e finisce a marzo. E un'abitudine che non si spegne mai: ogni settimana qualcosa migliora di un millimetro. Da Manager Indipendente delle operations ti dico la cosa che conta: il kaizen non e una tecnica, e una cultura. E la differenza tra un'azienda dove migliorare e compito di tutti, ogni giorno, e una dove nessuno tocca niente finche il capo non urla.

Kaizen contro innovazione: due modi opposti di migliorare

Per capire il kaizen serve metterlo accanto al suo opposto: l'innovazione a salti, quella che i giapponesi chiamano kaikaku. Sono due modi diversi di far progredire l'azienda e servono entrambi. Confonderli e l'errore che blocca quasi tutte le PMI.

L'innovazione e il salto: compri un macchinario nuovo, cambi gestionale, ridisegni la linea produttiva. Costa, e rischiosa, succede raramente. Il kaizen e il contrario: non aspetta budget ne permessi, lavora su cio che gia c'e, e chiede a chi fa il lavoro di trovare ogni giorno il piccolo spreco da togliere. L'uno non esclude l'altro: l'azienda sana fa il salto quando serve, e kaizen tutti i giorni in mezzo, per non perdere i guadagni dell'ultimo salto.

I principi del kaizen: come funziona davvero

Il kaizen non e uno slogan motivazionale. Poggia su alcuni principi concreti che ne spiegano la forza. Questi sono quelli che contano per una PMI, spogliati dal gergo da manuale.

1. 01Chi fa il lavoro sa come migliorarlo. L'idea migliore per snellire un processo non viene dalla scrivania del titolare, viene dalle mani di chi quel processo lo esegue otto ore al giorno. Il kaizen va a prendere quel sapere e lo mette al centro.
2. 02Piccolo e subito batte grande e mai. Un miglioramento minuscolo applicato oggi vale piu di una riorganizzazione perfetta rimandata da mesi. Meglio togliere un passaggio inutile stamattina che progettare il processo ideale per sempre.
3. 03Si misura, non si racconta. Un cambiamento e un miglioramento solo se sposta un numero: meno tempo, meno errori, meno scarti, meno passaggi. Se non sai dire cosa e migliorato e di quanto, era un'opinione.
4. 04Standardizza il meglio trovato. Quando un modo migliore di lavorare funziona, diventa il nuovo standard per tutti (qui il kaizen incontra le procedure operative). Poi si riparte a migliorare quello standard. Senza standardizzazione, il miglioramento si perde alla prima assenza.
5. 05Niente colpe, solo cause. Quando qualcosa va storto non si cerca il colpevole, si cerca il punto del processo che lo ha permesso. Cercare la persona spegne le idee. Cercare la causa le accende.

Sotto questi principi c'e un ciclo semplice, che ogni manuale chiama PDCA: pianifica un piccolo cambiamento, fallo su scala ridotta, controlla se ha spostato il numero, e se ha funzionato rendilo lo standard (altrimenti torni indietro e ne provi un altro). Pianifica, fai, controlla, standardizza. Poi ricominci. Un giro che non si chiude mai, ed e esattamente cosi che deve essere.

Il kaizen non chiede ai tuoi un eroismo una volta all'anno. Chiede a tutti un piccolo gesto di miglioramento ogni giorno. Molto piu facile da ottenere, molto piu difficile da fermare.

Un esempio concreto per una PMI (e gli errori da evitare)

Prendiamo una piccola officina che assembla e spedisce componenti, sei persone in produzione. La spedizione e lenta: ogni pacco esce con fatica e ogni tanto parte incompleto. La tentazione tipica e aspettare il salto: "quando compreremo il software di magazzino, si sistemera". Intanto passano i mesi e i clienti si lamentano. Il Manager Indipendente delle operations non aspetta il software: introduce il kaizen. Ogni venerdi, quindici minuti, chi impacchetta dice una cosa che lo rallenta e propone come toglierla. Niente budget, niente riunioni infinite.

Nessuno di questi cambiamenti, da solo, e una rivoluzione. Ma dopo un mese il pacco esce molto piu in fretta, gli errori sono crollati, senza spendere un euro in nuovi sistemi. Quando poi il software arrivera, partira su un processo gia pulito, non su un caos da automatizzare. Questo e il valore del kaizen: un problema che sembrava risolvibile solo con una grande spesa si scioglie con piccoli passi gratuiti, fatti da chi il lavoro lo conosce meglio di chiunque.

Quasi tutte le aziende che ci provano falliscono pero per gli stessi motivi, perche trattano il kaizen per quello che non e: un progetto con un inizio e una fine.

L'errore piu grave e il primo: l'azienda "fa il kaizen" come iniziativa di tre mesi, con tanto di lancio in riunione, e poi lo archivia come un progetto chiuso. Ma il kaizen chiuso non esiste: per definizione non finisce mai. Se ha una data di fine, era una campagna. Il secondo e altrettanto letale: se ogni idea deve passare dal titolare per essere approvata, chi sta in produzione smette di proporla dopo due no. Il kaizen vive solo se chi fa il lavoro ha il permesso e l'abitudine di cambiarlo in piccolo, ogni giorno.

Chi porta il kaizen in azienda: il ruolo del fractional COO

Capire cos'e il kaizen e facile. Costruire un'azienda dove il miglioramento continuo gira davvero (creare l'abitudine, dare alle persone il permesso di cambiare il proprio lavoro, mettere i numeri per misurare, standardizzare cio che funziona) e mestiere da direttore operativo. Il problema e che una PMI italiana, sotto certi numeri, non puo permettersi un COO dipendente, e spesso non gli servirebbe nemmeno a tempo pieno.

Qui entra il metodo Manager Indipendente. Le operations sono uno dei cinque pilastri, e su quel pilastro un Manager Indipendente entra a frazioni (in modalita fractional): porta la cultura del miglioramento continuo, costruisce il ritmo settimanale, insegna a misurare e a standardizzare, ma solo per i giorni che servono. Un fractional COO costa tra 1.500 e 6.000 euro al mese, contro gli 85.000-140.000 euro di RAL di un COO assunto a tempo pieno (e per 100.000 netti in tasca al manager, l'azienda ne spende circa 250.000). Per una PMI che vuole un'azienda che migliora da sola senza il costo di un dirigente fisso, e spesso la risposta giusta.

La cosa importante e che un Manager Indipendente sulle operations non migliora i processi al posto tuo: costruisce il meccanismo perche l'azienda migliori da sola, anche quando lui esce di scena. Entra proprio per rendersi non indispensabile, lasciando un'abitudine di miglioramento che prima non c'era. Cosa fa nel concreto questa figura, l'ho spiegato qui: cosa fa un fractional COO. E quando serve davvero, lo trovi qui: quando serve un fractional COO.

Chiudo dove ho aperto. In 10 anni nel digitale, dai primi 500 euro al mese nel 2016 fino a gestire budget pubblicitari per 50 milioni, la lezione che torna sempre e la stessa: le aziende che vincono non sono quelle che fanno il salto piu grosso, sono quelle che non smettono mai di migliorare di un millimetro. Il kaizen, nel metodo Manager Indipendente, e l'abitudine che rende quel millimetro quotidiano, in officina come in logistica. Il principio non cambia: far girare l'azienda su un sistema che migliora da solo, non sulla memoria delle persone.

Domande frequenti