Operations · 9 min di lettura
Cos'e l'onboarding del team: definizione, fasi e perche conta per la tua PMI
In sintesi
L'onboarding del team e il processo strutturato con cui una nuova persona entra in azienda e arriva a essere produttiva e autonoma nel suo ruolo. Non e il primo giorno con la stretta di mano e la scrivania assegnata: e tutto cio che fai nelle prime settimane perche quella persona capisca dove lavora, di cosa risponde, come si fanno le cose qui dentro e a chi chiedere. Non e nemmeno la formazione tecnica: quella insegna a fare il mestiere, l'onboarding insegna a farlo in questa azienda. Nelle PMI italiane l'onboarding di solito non esiste come processo: esiste come improvvisazione, e si paga in nuovi assunti che ci mettono mesi a ingranare o che se ne vanno nei primi novanta giorni. Nel metodo Manager Indipendente l'onboarding vive sul pilastro operations, e un Manager Indipendente lo trasforma da rito casuale in un sistema che fa rendere prima ogni persona che entra.
Onboarding del team: la definizione senza giri di parole
Partiamo dal frame giusto, perche e quello che decide tutto il resto. Nel metodo Manager Indipendente le operations sono uno dei 5 pilastri (vendita, marketing, finance, operations, partnerships), e dentro le operations l'onboarding e il processo che trasforma una persona appena assunta in un membro del team che porta risultati. Quando un Manager Indipendente entra in una PMI per presidiare le operations da fractional, una delle prime cose che guarda e proprio questa: cosa succede, nei fatti, a una persona nei suoi primi novanta giorni in azienda. Quasi sempre la risposta e: niente di pianificato.
Detto questo: l'onboarding del team e il processo strutturato con cui un nuovo assunto viene inserito in azienda e accompagnato fino a essere produttivo e autonomo nel proprio ruolo. In una riga: e tutto quello che fai perche una persona passi dal primo giorno disorientato al momento in cui sa lavorare da sola, e bene, dentro la tua organizzazione. Si parla di onboarding (dall'inglese, salire a bordo) proprio perche l'immagine giusta non e quella di consegnare le chiavi e augurare buon lavoro: e quella di portare qualcuno a bordo di una barca che si muove gia, e fargli capire dove mettere i piedi.
La confusione nasce sempre qui: si pensa che l'onboarding sia il primo giorno. Le scartoffie, il badge, il tour degli uffici, la presentazione ai colleghi. Quello e l'antipasto. L'onboarding vero sono le settimane successive, ed e un processo che ha un inizio, una fine misurabile (la persona e autonoma) e dei passaggi precisi in mezzo. Confondere il benvenuto con l'inserimento e il primo modo per non farlo.
La frase da incorniciare
L'onboarding non finisce quando la persona ha la scrivania. Finisce quando la persona non ha piu bisogno di te per fare il suo lavoro. Tutto cio che sta in mezzo e il processo, e nelle PMI quasi sempre e lasciato al caso.
Onboarding non e formazione: la differenza che cambia tutto
Tre parole vengono confuse di continuo, e confonderle ti fa progettare la cosa sbagliata. Onboarding, formazione e induction stanno su piani diversi. Capire la differenza ti evita di mandare una persona a un corso quando il problema era un altro.
| A cosa risponde | Esempio | |
|---|---|---|
| Induction | Dove sono finito? | Tour, badge, policy, presentazione al team il primo giorno |
| Onboarding | Come si lavora qui e di cosa rispondo? | Capire ruolo, processi, strumenti e cultura nelle prime settimane |
| Formazione | Come si fa questo mestiere? | Imparare a usare il gestionale o a chiudere una trattativa |
L'induction e l'accoglienza: il primo giorno, le formalita, il dove-si-trova-cosa. Dura poche ore. La formazione insegna il mestiere: come si usa lo strumento, come si esegue l'attivita, ed e una competenza che la persona spesso porta gia da fuori. L'onboarding sta nel mezzo ed e il pezzo che quasi tutti saltano: insegna a fare il mestiere dentro questa azienda. Stesso commerciale, stessa bravura, ma il tuo processo di vendita, i tuoi clienti, i tuoi strumenti, il tuo modo di lavorare. Si puo essere bravissimi nel mestiere e completamente persi in una nuova azienda. L'onboarding chiude quel buco.
Il test della persona persa
Vuoi sapere se hai un onboarding o solo un benvenuto? Guarda un assunto dopo due settimane. Sa di cosa risponde, a chi chiedere, come girano le cose qui dentro? Oppure indovina, interrompe i colleghi per ogni dubbio e aspetta che qualcuno gli dica cosa fare? Nel secondo caso non hai un onboarding: hai lasciato una persona a galleggiare e speri che impari a nuotare da sola.
Le 4 fasi di un onboarding che funziona
L'errore piu comune e trattare l'onboarding come un evento: il primo giorno, e poi ognuno per la sua strada. In realta e un percorso a fasi, e ognuna ha un obiettivo diverso. Salta una fase e la persona resta indietro proprio sul pezzo che hai saltato. Ecco la scala, dal pre-ingresso fino all'autonomia.
| Fase | Quando | Obiettivo |
|---|---|---|
| 1. Pre-boarding | Tra la firma e il primo giorno | Strumenti, accessi e documenti pronti prima che arrivi |
| 2. Accoglienza | Primo giorno e prima settimana | Capire dove lavora, chi sono i colleghi, come gira l'azienda |
| 3. Inserimento nel ruolo | Prime settimane | Conoscere responsabilita, processi e affiancamento sul lavoro |
| 4. Autonomia | Primi 60-90 giorni | Lavorare da solo, con check programmati e feedback chiaro |
Il pre-boarding e la fase che le PMI saltano sempre, ed e quella che fa la prima impressione. Far trovare a una persona il computer non configurato, gli accessi mancanti e nessuno che la aspetta vuol dire bruciare il primo giorno e mandare un messaggio chiaro: qui si improvvisa. Preparare tutto prima costa mezza giornata e cambia completamente come quella persona vede l'azienda.
L'autonomia e la fase con cui si misura se l'onboarding ha funzionato. Non basta che la persona sia simpatica e si trovi bene: deve sapere lavorare da sola. Per questo le fasi finali vivono di punti di controllo programmati (a 30, 60, 90 giorni) e di feedback onesto. Senza quei check, scopri che qualcosa non andava solo quando il danno e gia fatto.
Perche l'onboarding conta: il costo invisibile dell'improvvisazione
Ecco il motivo per cui questa parola, che sembra roba da multinazionale con l'ufficio HR, e in realta una delle leve piu sottovalutate nelle operations di una piccola azienda. La PMI italiana tipica assume quando e gia in affanno, di corsa, e poi pretende che la persona renda subito. Ma senza un processo di inserimento, un nuovo assunto ci mette mesi a ingranare, e nel frattempo costa stipendio senza produrre. Il tempo che ci mette a diventare produttivo e denaro, anche se in bilancio non lo vedi scritto da nessuna parte.
Una persona la assumi in un giorno, la fai rendere in tre mesi o in dodici a seconda di come la inserisci. L'onboarding e la differenza tra i tre e i dodici. E non e una gentilezza verso il nuovo assunto: e velocita di ritorno sull'investimento piu costoso che fai, le persone.
Poi c'e il conto piu salato: chi se ne va. Una persona inserita male, lasciata a indovinare e senza nessuno che la segua, nei primi novanta giorni si guarda intorno. E quando se ne va, non perdi solo lei: perdi i soldi della ricerca, il tempo di chi ha selezionato, i mesi gia investiti, e devi ricominciare da zero, di nuovo in affanno. L'azienda che non fa onboarding spesso e la stessa che si lamenta che non si trova nessuno e che i giovani non hanno voglia di lavorare. A volte il problema non e chi entra: e la barca su cui sale, dove nessuno gli ha mostrato dove mettere i piedi.
C'e anche il rovescio della medaglia, ed e onesto dirlo: costruire un onboarding costa tempo prima di ripagarsi. Vuol dire scrivere cosa deve sapere una persona nei primi giorni, preparare i materiali, dedicare ore di affiancamento che oggi non dedichi. Per questo tante PMI lo rimandano sempre: chi se ne occuperebbe e gia sotto pressione. Ma e un costo che paghi una volta e che da li in poi rende su ogni persona che entra. L'improvvisazione, al contrario, la ripaghi a ogni singola assunzione.
Il legame con mansionario e SOP
L'onboarding non vive da solo: si appoggia ai documenti delle operations. Il mansionario dice al nuovo assunto di cosa risponde e cosa puo decidere; le SOP gli mostrano come si eseguono le attivita. Se hai gia quei pezzi, meta dell'onboarding e fatto: la persona ha dove leggere invece di chiedere tutto a voce. Se non li hai, l'onboarding resta appeso alla memoria di chi affianca, e cambia ogni volta.
Chi costruisce l'onboarding in azienda: il ruolo del fractional CHRO
Capire cos'e l'onboarding e facile. Costruire un processo che funziona davvero (decidere cosa deve sapere una persona e quando, chi la affianca, quali check a 30-60-90 giorni, come si misura se e diventata autonoma) e mestiere da direttore delle persone. Il problema e che una PMI italiana, sotto certi numeri, non ha un ufficio HR, e spesso non le servirebbe nemmeno un direttore del personale a tempo pieno. Cosi l'onboarding non lo progetta nessuno, e resta improvvisazione.
Qui entra il metodo Manager Indipendente. Le operations e le persone sono dentro i cinque pilastri, e su quel fronte un Manager Indipendente entra a frazioni (in modalita fractional): costruisce il processo di inserimento, lo aggancia ai mansionari e alle SOP gia esistenti, definisce i punti di controllo, ma solo per i giorni che servono. Un fractional CHRO costa tra 1.500 e 6.000 euro al mese, contro gli 85.000-140.000 euro di RAL di un direttore HR assunto a tempo pieno (e per 100.000 netti in tasca al manager, l'azienda ne spende circa 250.000). Per una PMI che assume e vuole smettere di bruciare persone nei primi mesi, senza il costo di un dirigente fisso, e spesso la risposta giusta.
La cosa importante e che un Manager Indipendente non fa onboarding al posto tuo per sempre: costruisce il processo e lo lascia in azienda, perche regga anche quando lui esce di scena. Entra proprio per rendersi non indispensabile, e quando esce in azienda resta un percorso di inserimento che prima non c'era, ripetibile su ogni nuovo assunto. Cosa fa nel concreto questa figura, l'ho spiegato qui: cosa fa un fractional CHRO. E quando serve davvero, lo trovi qui: quando serve un fractional CHRO.
Chiudo dove ho aperto. In 10 anni nel digitale, dai primi 500 euro al mese nel 2016 fino a gestire budget pubblicitari per 50 milioni, la lezione che torna sempre e la stessa: le persone giuste, inserite male, rendono come le persone sbagliate. L'onboarding, nel metodo Manager Indipendente, e cio che decide se l'investimento piu caro che fai (assumere) ti torna indietro in tre mesi o ti scappa di mano in tre. Una volta che la persona e dentro davvero, puoi finalmente delegarle sul serio.
Domande frequenti
Cos'e l'onboarding del team in parole semplici?
E il processo strutturato con cui una nuova persona entra in azienda e arriva a essere produttiva e autonoma nel suo ruolo. In una riga: e tutto quello che fai nelle prime settimane perche quella persona passi dal primo giorno disorientato al momento in cui sa lavorare da sola e bene. Non e il primo giorno con badge e tour: quello e solo l'inizio. L'onboarding vero sono le settimane successive, fino all'autonomia.
Qual e la differenza tra onboarding e formazione?
La formazione insegna il mestiere: come si usa lo strumento o come si esegue un'attivita, ed e spesso una competenza che la persona porta gia da fuori. L'onboarding insegna a fare quel mestiere dentro la tua azienda: i tuoi processi, i tuoi clienti, i tuoi strumenti, il tuo modo di lavorare. Si puo essere bravissimi nel mestiere e completamente persi in una nuova organizzazione: l'onboarding chiude proprio quel buco.
Quali sono le fasi dell'onboarding?
Sono quattro, dal prima dell'ingresso fino all'autonomia: 1) pre-boarding, preparare strumenti, accessi e documenti prima che la persona arrivi, 2) accoglienza, il primo giorno e la prima settimana per capire dove lavora e chi sono i colleghi, 3) inserimento nel ruolo, conoscere responsabilita e processi con affiancamento sul lavoro, 4) autonomia, lavorare da solo nei primi 60-90 giorni con check programmati e feedback. Saltare una fase lascia la persona indietro proprio su quel pezzo.
Una piccola azienda ha davvero bisogno di un processo di onboarding?
Si, e spesso piu di una grande, perche la PMI assume di corsa e pretende che la persona renda subito. Senza un processo, un nuovo assunto ci mette mesi a ingranare e a volte se ne va nei primi novanta giorni, facendoti perdere ricerca, tempo e mesi gia investiti. Non serve un ufficio HR: basta appoggiarsi a mansionario e SOP e definire pochi punti di controllo. Partire dal ruolo che assumi piu spesso vale piu di un processo perfetto che non costruisci mai.
Di chi e la responsabilita dell'onboarding in una PMI?
Nella pratica ricade sul titolare o sul collega piu vicino, che pero sono gia sotto pressione, quindi l'onboarding diventa improvvisazione. Progettare un processo che funziona (cosa sapere e quando, chi affianca, quali check a 30-60-90 giorni, come si misura l'autonomia) e mestiere da direttore delle persone. Una PMI che non puo permettersi un HR a tempo pieno puo affidarlo a un fractional CHRO, che costruisce il processo e lo lascia in azienda, ripetibile su ogni nuovo assunto.
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