Interim manager per biomedicale: quando conviene e che risultati porta

Cosa cambia quando un interim manager entra in un'azienda biomedicale

Un interim manager non è un consulente che affianca chi c'è già in azienda. È un manager senior esterno che prende letteralmente il posto lasciato vuoto, con la delega piena per decidere, e resta finché l'azienda non ha di nuovo una guida stabile su quella funzione. Nel biomedicale, dispositivi medici, diagnostica, apparecchiature per la sanità, questo tipo di vuoto pesa più che in altri settori, perché ogni funzione di comando è collegata a scadenze regolatorie e commerciali che non si fermano ad aspettare che qualcuno trovi il sostituto giusto.

Un'azienda biomedicale lavora sotto il Regolamento europeo MDR 2017/745 e lo standard ISO 13485 per il sistema di gestione qualità. Il percorso di certificazione verso la marcatura CE, tramite un organismo notificato, richiede tipicamente tra 12 e 24 mesi a seconda della classe di rischio del dispositivo, I, IIa, IIb o III, e nel frattempo l'azienda deve mantenere un fascicolo tecnico aggiornato, una sorveglianza post-market attiva e la tracciabilità UDI su ogni lotto prodotto. Gran parte del fatturato di una PMI biomedicale italiana passa da gare pubbliche di ASL e ospedali, con capitolati tecnici complessi e incassi che si allungano spesso oltre i 90-180 giorni, mentre tra il 40 e il 70% del giro d'affari arriva spesso dall'export, su mercati che hanno ciascuno un proprio percorso regolatorio e distributivo da presidiare.

Se il direttore regolatorio, il direttore di stabilimento o l'amministratore delegato lasciano all'improvviso, l'ispezione già calendarizzata dall'organismo notificato non si sposta, e la gara ospedaliera in scadenza non aspetta che il consiglio trovi un nuovo responsabile commerciale. Il vuoto di comando in un settore così regolato non è mai solo un problema organizzativo: è un rischio diretto sulla continuità della vendita del prodotto.

A rendere il biomedicale un caso particolare per l'interim management c'è anche la struttura proprietaria diffusa nel settore in Italia: molte aziende, soprattutto quelle nate da un brevetto o da un progetto di ricerca clinica, restano guidate dal fondatore tecnico che ha sviluppato il dispositivo. Quando quella persona si ammala, litiga con i soci o decide semplicemente di fermarsi, il vuoto di comando non riguarda solo un organigramma: riguarda rapporti con l'organismo notificato, con distributori esteri e con i clinici che prescrivono il dispositivo, costruiti in anni e spesso mai formalizzati per iscritto.

Le situazioni che portano un'azienda biomedicale a cercare un interim manager

Nel biomedicale un interim manager entra quasi sempre per una di queste ragioni, spesso più di una insieme.

• L'amministratore delegato o il direttore generale se ne va all'improvviso, per dimissioni, malattia o rottura con i soci, e il consiglio non ha un successore pronto.
• Il direttore regolatorio o il responsabile qualità lascia a ridosso di un rinnovo di certificazione MDR o di un audit ISO 13485 già calendarizzato, e serve una figura con l'autorità piena per prendere decisioni immediate sul piano di rimedio.
• L'azienda attraversa una crisi di liquidità, spesso legata all'allungarsi dei tempi di incasso dalla pubblica amministrazione, e banche o soci chiedono una figura esterna di garanzia che guidi il piano di ristrutturazione.
• Un fondo o un gruppo medtech ha appena acquisito l'azienda e serve una guida esterna che stabilizzi la gestione nei primi mesi, prima di inserire il management definitivo del nuovo assetto.
• La ricerca del nuovo amministratore delegato o direttore commerciale con un head hunter specializzato richiede sei-dodici mesi, e nel frattempo qualcuno deve tenere la barra dritta su gare, fascicolo tecnico e rete di distributori export.
• Il fondatore tecnico che ha sviluppato il dispositivo vuole ritirarsi in un passaggio generazionale, e gli eredi o i soci rimasti non sono ancora pronti a guidare gare pubbliche, mercati esteri e scadenze regolatorie.

In tutti questi casi il problema non è un progetto da chiudere entro una data, come per il temporary manager, ma un ruolo di comando che deve restare presidiato ogni giorno, con autorità decisionale reale, finché l'azienda non torna stabile.

I ruoli che un interim manager copre più spesso nel biomedicale

A differenza del fractional, che quasi sempre presidia una funzione precisa part-time, l'interim manager nel biomedicale copre più spesso un ruolo di vertice, con delega ampia su più aree collegate. I profili più ricorrenti sono questi.

In ogni caso l'interim manager lavora a stretto contatto con la funzione qualità interna e con l'organismo notificato, che restano gli interlocutori tecnici sul fascicolo e non vengono mai sostituiti su quelle decisioni. Il suo compito è tenere insieme la gestione ordinaria, i rapporti con soci, banche ed enti regolatori, e la continuità commerciale, mentre l'azienda cerca la soluzione definitiva, che sia un nuovo assunto, un rientro del fondatore o una cessione della quota di comando.

I segnali che ti serve un interim manager, non un altro tipo di supporto esterno

Molte aziende, quando perdono una figura chiave, provano prima a distribuire le sue responsabilità tra chi resta, o cercano un consulente per qualche giornata al mese. Nel biomedicale questi segnali dicono che serve invece un interim manager con delega piena.

• L'amministratore delegato o il direttore generale ha lasciato o sta per lasciare, e nessuno in azienda ha oggi l'autorità per firmare contratti, decidere investimenti o rappresentare l'azienda con l'organismo notificato e con le banche.
• Hai un rinnovo di certificazione MDR o un audit ISO 13485 in calendario nei prossimi mesi e la figura regolatoria che lo seguiva non c'è più.
• I tempi di incasso da ospedali e ASL si allungano oltre i 90-180 giorni, la cassa si tende, e banche o soci chiedono una figura di garanzia esterna prima di rinnovare le linee di credito.
• L'azienda è appena stata acquisita, o sta per esserlo, e serve qualcuno che tenga insieme la gestione ordinaria mentre il nuovo assetto proprietario definisce il management stabile.
• Il fondatore tecnico vuole ritirarsi ma gli eredi o i soci rimasti non sono ancora pronti a guidare le gare ospedaliere, i distributori export e le scadenze regolatorie.
• La ricerca del sostituto stabile è partita con un head hunter ma richiederà mesi, e nel frattempo gare, rinnovi di certificazione e rapporti con la rete commerciale non possono restare sospesi.

Se ti riconosci in uno di questi punti, il problema non si risolve dividendo le deleghe tra persone che già hanno il loro lavoro. Serve una figura con l'autorità piena di decidere, per il tempo necessario a trovare la soluzione stabile.

I risultati che porta, con numeri concreti

Un interim manager nel biomedicale si giudica sulla stabilità che riporta in azienda durante la fase critica, non su un miglioramento generico di lungo periodo. Questi sono gli effetti più frequenti nei mandati completati con successo.

Il metodo Il Grafo applicato a un mandato interim parte sempre dalla stessa domanda: cosa rischia di fermarsi o di andare fuori controllo senza una guida, nelle prossime settimane. Nel biomedicale la risposta riguarda quasi sempre tre cose insieme: la conformità regolatoria che non aspetta, la cassa che si tende più in fretta del previsto quando i pagamenti pubblici rallentano, e i rapporti con distributori esteri e clinici prescrittori, costruiti in anni, che rischiano di incrinarsi se nessuno li presidia con continuità nel momento del cambio.

Quanto costa: interim manager vs assunzione diretta

In Italia un interim manager per un'azienda biomedicale costa tra 1.500 e 8.000 euro al mese, in base ai giorni settimanali dedicati e all'ampiezza del ruolo da coprire.

Un direttore generale o un direttore regolatorio con esperienza che porta a casa 50.000-70.000 euro netti costa all'azienda, tra contributi, TFR e oneri, circa 90.000-120.000 euro l'anno, e su profili con esperienza in gruppi medtech multinazionali si arriva a 150.000. Assumere una figura del genere nel pieno di una crisi o di un vuoto di leadership è spesso la scelta sbagliata due volte: richiede mesi di selezione che l'azienda non ha, e lega un contratto a tempo indeterminato a una fase che, per definizione, è transitoria. Un interim manager costa meno del costo aziendale di un'assunzione equivalente calcolato su base annua, arriva in poche settimane invece che in mesi, e lascia l'azienda libera di decidere con calma chi assumere in modo stabile una volta passata la fase critica.

Come si struttura l'incarico e da dove iniziare

Un incarico da interim manager nel biomedicale parte quasi sempre da una diagnosi rapida, nell'ordine di una o due settimane: quali scadenze regolatorie sono aperte, qual è lo stato del fascicolo tecnico verso l'organismo notificato, qual è la situazione di cassa reale, quali rapporti commerciali e con i distributori esteri rischiano di rompersi senza un presidio continuo. Da lì il manager indipendente definisce con il consiglio di amministrazione o con la proprietà il perimetro esatto della delega e i criteri con cui si considererà concluso il mandato.

1. 01Mappa in fretta le urgenze: scadenze di certificazione, audit programmati, gare aperte, situazione di cassa.
2. 02Definisce con soci o consiglio il perimetro della delega e le condizioni di uscita del mandato.
3. 03Lavora fianco a fianco con la funzione qualità interna e con l'organismo notificato, senza mai sostituirsi sulle decisioni tecniche regolamentate.
4. 04Mantiene i rapporti con banche, distributori esteri, clinici ed enti regolatori senza interruzioni percepibili dall'esterno.
5. 05Prepara e affianca l'inserimento del successore stabile, con un passaggio di consegne documentato, così che la continuità non dipenda più da una singola persona.

Il presidio tipico va da due a cinque giorni a settimana, secondo l'ampiezza del ruolo coperto e la gravità della fase attraversata, per tutta la durata del mandato. Non è una supplenza temporanea di basso profilo: è una direzione a tutti gli effetti, con la stessa autorità decisionale di chi ha lasciato il posto, per il tempo esatto che serve a riportare stabilità. Il modello Interim Manager e Fractional Manager applicato da Manager Indipendente nasce proprio per dare a un'azienda biomedicale la stessa competenza di direzione di una figura assunta, senza i tempi di una selezione tradizionale e senza legare l'azienda a un contratto che continuerebbe a pesare oltre la fase critica. Se vuoi confrontarti con altri fondatori e manager che lavorano nel biomedicale su quando usare una figura interim, entra nella community gratuita di Manager Indipendente su Skool: https://www.skool.com/manager-indipendente/about.

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