Fractional CFO per studi di commercialisti: cosa fa e che risultati porta

Il paradosso del calzolaio con le scarpe rotte

C'e una cosa che fa sorridere amaro chi conosce il settore. Lo studio di commercialisti e l'unica azienda al mondo che tiene la contabilita di centinaia di altre aziende, e la propria la gestisce a sentimento.

Tu sai leggere un bilancio meglio di chiunque. Sai dire al cliente dove perde margine, quando la cassa va tesa, perche quella linea di business non rende. Lo fai ogni giorno, per gli altri. Poi arrivi al tuo studio e i numeri li guardi con la coda dell'occhio: il fatturato che cresce, il conto corrente che regge, i collaboratori che lavorano tanto. In mezzo, il buio.

Non e incompetenza. E un problema di ruolo. Dentro lo studio nessuno fa il direttore finanziario dello studio. I soci fanno i commercialisti, e fare il commercialista dei propri conti, mentre gestisci quelli di tutti i clienti, e l'ultima cosa che trovi il tempo di fare. Cosi lo studio che vende controllo di gestione e proprio quello che non lo applica a se stesso.

I numeri che conosci a memoria per i clienti e ignori per te

Ecco il punto fastidioso. I numeri che un fractional CFO mette sotto controllo in uno studio di commercialisti sono esattamente quelli che tu chiedi ogni mese ai tuoi clienti. La differenza e che, sul tuo studio, quasi nessuno li tiene. Sono cinque.

1. 01Margine per cliente e per servizio. Quanto rende davvero ogni cliente e ogni servizio (contabilita ordinaria, dichiarativi, paghe, consulenza straordinaria, revisione) calcolando le ore reali dei soci e dei collaboratori, non la parcella a forfait decisa anni fa. E normale scoprire che il cliente storico, quello a cui non hai mai aggiornato il compenso, lo segui in perdita.
2. 02Fatturato per collaboratore. Quanto produce ogni socio e ogni collaboratore sul costo che ti porta. E la leva piu nascosta: spesso una pratica gonfia di clienti a basso compenso tiene impegnato un collaboratore costoso che renderebbe il doppio su attivita di consulenza.
3. 03Compensi maturati non ancora fatturati. Quante ore avete gia speso su lavori fatti ma non ancora parcellati. Negli studi e ricchezza che sparisce: consulenze extra date a voce, attivita straordinarie mai messe in fattura perche "il cliente e di fiducia".
4. 04Giorni di incasso e scadenzario. Quanti giorni passano tra la parcella e l'incasso, e quanti clienti trascini da mesi. E il paradosso piu doloroso: tu solleciti i fornitori dei clienti, e i tuoi onorari restano scoperti perche al cliente non lo dici mai.
5. 05Cassa prevista e prelievi sostenibili. Quanti soldi avrai in conto nei prossimi mesi con stipendi, affitto, software gestionale, tasse e prelievi dei soci in fila. La domanda vera: quanto possiamo distribuirci senza arrivare scoperti alla prossima scadenza fiscale dello studio.

Cosa fa, in concreto, settimana dopo settimana

Mettiamo subito in chiaro una cosa, perche qui il rischio di malinteso e alto. Il fractional CFO non viene a insegnarti la contabilita. Sarebbe ridicolo. La contabilita la sai tu mille volte meglio. Lui lavora un livello sopra la tecnica: prende i numeri dello studio e li trasforma in decisioni di gestione, con la continuita e la distanza che ai soci mancano. Ecco cosa fa davvero.

• Costruisce il controllo per cliente e per servizio. Imposta il modo di tracciare ore e costi su ogni mandato, cosi smetti di intuire quali clienti rendono e inizi a saperlo a numero. Spesso e il primo passo verso una revisione dei compensi rimasti fermi da anni.
• Mette mano al pricing dei mandati. Porta i dati di marginalita sul tavolo e ti aiuta a decidere quali compensi aumentare, quali clienti lasciare andare, quali servizi spingere. La decisione resta tua, ma per la prima volta la prendi con un numero davanti.
• Mette in chiaro i prelievi dei soci. Definisce regole di distribuzione legate ai risultati e alla cassa, non al sentimento. E spesso il nodo piu delicato: dove la finanza incrocia il pilastro partnerships, perche tra soci di uno studio i conti non chiari diventano il litigio che spacca tutto.
• Mette in piedi la previsione di cassa. Il forecast che lega parcelle attese, stipendi, canoni dei gestionali, scadenze fiscali dello studio. Quando un mese rischia di andare teso, lo vedi prima, non quando tocca rinviare i prelievi.
• Lavora gli incassi. Acconti sui mandati nuovi, fatturazione periodica invece che annuale, solleciti ordinati anche ai clienti affezionati, condizioni di pagamento scritte. Accorciare i tempi di incasso e il modo piu veloce di tirare fuori cassa senza toccare la banca.
• Porta rigore nelle scelte grosse. Ingresso di un nuovo socio, fusione tra studi, apertura di una seconda sede, investimento pesante in software o in un team paghe interno, passaggio a STP: decisioni da decine o centinaia di migliaia di euro che senza un numero davanti si prendono di pancia.

Se vuoi il quadro generale del ruolo, al di la del settore, parti da cosa fa un fractional CFO. Qui restiamo sullo studio di commercialisti, dove il gioco vero si fa su clienti, compensi fermi e prelievi dei soci.

Che risultati porta davvero

Te lo dico da chi i numeri li ha gestiti sul serio, non solo studiati. Sono partito da 500 euro al mese nel 2016 e in dieci anni nel digitale ho amministrato oltre 50 milioni di euro di budget, dentro realta come Trustpilot e sui palchi di Meta, Google, TikTok e Shopify. La lezione piu dura non e stata far crescere il fatturato. E stata capire dove il fatturato diventa cassa e dove invece sparisce tra lavoro non fatturato e clienti che pagano tardi. In uno studio di commercialisti succede esattamente questo, sotto gli occhi di chi quel meccanismo lo spiega agli altri.

In uno studio un buon Manager Indipendente sulla finanza, nelle prime settimane, quasi sempre trova almeno una di queste cose. Una sola, sistemata, vale spesso piu dell'intera fee annuale.

Il punto e proprio questo: sulla finanza il ritorno non e teorico. Un cliente storico riportato a margine, consulenze finalmente fatturate, dieci giorni di scaduto in meno, prelievi sostenibili. Sono soldi veri, e in uno studio bastano spesso a coprire molte volte quello che paghi il fractional. La cosa quasi paradossale e che e lo stesso ragionamento che fai ogni giorno per i tuoi clienti.

Quanto costa e quando ti conviene davvero

Qui si capisce perche il modello esiste. Un direttore finanziario dipendente, con esperienza vera, in Italia costa tra 85.000 e 140.000 euro l'anno di costo aziendale (dipende da CCNL, dimensione e seniority). Detto altrimenti: un manager che porta a casa 100.000 euro netti costa allo studio intorno ai 250.000 euro. E lo paghi dodici mesi su dodici, anche quando non ti serve a pieno. Per uno studio, fuori scala.

Un Manager Indipendente sulla finanza lo paghi solo per la frazione di tempo che usi:

Per uno studio di commercialisti la soglia in cui questa figura conviene quasi sempre e tra uno e cinque milioni di fatturato, oppure quando i soci diventano piu di due o tre. Ma attenzione: negli studi conta piu la complessita che la taglia. Uno studio da 800.000 euro con tre soci, prelievi da tenere allineati e una pratica di compensi a forfait fermi da anni ha problemi di marginalita che uno studio mono-titolare non ha. Per capire quando e davvero il momento, guarda i segnali in quando serve un fractional CFO.

E qui arriva l'obiezione naturale: "ma il direttore finanziario, in fondo, sono io". Vero in teoria, falso in pratica. Tu sei socio, hai i clienti da seguire, e sui tuoi numeri hai lo stesso conflitto di interesse e la stessa cecita di chiunque guardi l'azienda di cui fa parte. Il fractional CFO porta la competenza che gia hai piu le due cose che ti mancano sul tuo studio: il tempo dedicato e la distanza. Per il confronto secco tra fare da te e portare dentro una testa esterna, leggi fractional o assunzione.

Domande frequenti