Cos'e il budget previsionale: definizione, esempio e perche conta

Budget previsionale: la definizione che ti serve davvero

Partiamo dal frame giusto, perche e quello che cambia tutto. Nel metodo Manager Indipendente la finanza e uno dei 5 pilastri, e dentro la finanza il budget previsionale e lo strumento di base: e il modo con cui smetti di subire i numeri e inizi a deciderli. Quando un Manager Indipendente entra in azienda sul lato finance, una delle prime domande e: "Hai un budget per quest'anno, o stai navigando a vista?". Nella maggioranza delle PMI italiane la risposta onesta e la seconda.

Detto questo: il budget previsionale e il piano economico e finanziario con cui un'azienda stabilisce in anticipo, di solito per i 12 mesi successivi, quanto prevede di incassare, quanto puo spendere e quale risultato vuole ottenere. In una riga: e un conto economico futuro, scritto prima che l'anno cominci.

La parola chiave e "prima". Il bilancio guarda indietro e ti dice com'e andata. Il budget guarda avanti e ti dice come vuoi che vada, mese per mese. Non e un esercizio di ottimismo: e una serie di decisioni messe in fila. Quanti clienti voglio acquisire, a che prezzo, con che marginalita, quanto sono disposto a investire in marketing e in persone per arrivarci.

Budget non e forecast: due cose che vengono confuse

Qui si fa subito confusione, e confonderli ti fa prendere decisioni sbagliate. Budget previsionale e forecast sembrano sinonimi, ma fanno due lavori diversi.

• Budget previsionale: e l'obiettivo. Lo fissi una volta, prima dell'anno, e resta li come metro di paragone. E la riga di partenza contro cui misuri se stai andando bene o male.
• Forecast (o previsione aggiornata): e la stima di dove arriverai davvero, ricalcolata durante l'anno con i dati reali. A marzo sai cose che a gennaio non sapevi, e aggiorni la rotta.
• Consuntivo: e il dato di fatto, cosa e successo per davvero. E quello che confronti col budget per misurare lo scostamento.

Esempio pratico: a inizio anno il tuo budget dice 1.200.000 euro di ricavi (100.000 al mese). A fine marzo hai consuntivato 240.000 invece di 300.000. Il consuntivo ti dice che sei sotto. Il forecast aggiornato, a questo punto, ti dice dove chiuderai l'anno se non cambi nulla (magari 960.000 invece di 1.200.000). Il budget resta fermo a 1.200.000: e l'asticella. Il forecast si muove con la realta.

Il budget e la promessa che fai a te stesso a gennaio. Il forecast e la verita che ti racconti ogni mese. Servono entrambi: uno ti da la direzione, l'altro ti dice se ci stai arrivando.

Come si costruisce: un esempio su una PMI vera

Il budget si costruisce dall'alto verso il basso: parti dai ricavi che vuoi, sottrai i costi necessari a ottenerli, e quello che resta e il risultato che stai pianificando. Non si parte mai dai costi. Si parte da quanto vuoi vendere e si verifica se i conti reggono.

Vediamolo su una PMI di servizi inventata, la Bianchi Srl, per fissare i numeri. Quest'anno ha fatturato 1.000.000. Per l'anno prossimo vuole crescere del 20%, fino a 1.200.000. Ecco come si traduce in un budget previsionale annuale, in forma semplificata.

Questo e il cuore del budget. Adesso la Bianchi Srl ha un'asticella: ogni mese confronta il reale con un dodicesimo di queste righe. Se a febbraio il marketing ha gia bruciato 16.000 euro (il doppio del previsto) ma i ricavi sono in linea, lo vedi subito e decidi: e un investimento che paghera, o sto spendendo male? Senza budget, quello stesso dato lo scopriresti a dicembre, quando ormai non puoi piu correggere.

C'e poi una seconda parte, quella che la PMI italiana salta quasi sempre: il budget di cassa. Il conto economico previsionale ti dice se l'anno sara profittevole. Il budget di cassa ti dice se avrai i soldi per arrivarci, mese per mese, considerando che i clienti pagano a 60-90 giorni e i fornitori e gli stipendi li paghi prima. Un'azienda puo avere un budget in utile e restare a secco di liquidita a luglio. E proprio qui che il budget si lega al flusso di cassa.

Perche conta: cosa cambia tra avere un budget e non averlo

Il budget non e burocrazia da grande azienda. E lo strumento con cui una PMI smette di reagire e inizia a decidere. Ecco cosa cambia davvero, nella pratica di chi guida l'azienda.

1. 01Vedi gli scostamenti in tempo utile. Confronti il reale col budget ogni mese. Se un costo sta esplodendo o un ricavo non arriva, lo scopri a febbraio, non a fine anno. Questa e l'analisi degli scostamenti, ed e tutto il valore del budget.
2. 02Decidi le spese con un criterio. Quando arriva la richiesta di una nuova assunzione o di un investimento, la confronti col budget. Rientra? Cosa salta in cambio? Senza budget decidi a sensazione, e le sensazioni costano.
3. 03Parli con le banche da posizione forte. Una PMI che arriva in banca con un budget previsionale credibile, e che storicamente lo rispetta, ottiene credito migliore. Mostra che sa dove sta andando.
4. 04Allinei il team su un obiettivo. Chi vende, chi produce, chi spende: il budget mette tutti sullo stesso numero. Diventa il linguaggio comune dell'azienda, non una sensazione del titolare.

Il punto pratico e questo: l'imprenditore innamorato del fatturato guarda quanto ha venduto. Il Manager Indipendente guarda quanto ha venduto rispetto a quanto aveva deciso di vendere, e perche c'e differenza. E uno spostamento di sguardo, non di intelligenza, ed e quello che trasforma i numeri da pagella in volante.

Chi costruisce e tiene vivo il budget: il ruolo del fractional CFO

Costruire un budget credibile, ribaltarlo in budget di cassa, confrontarlo col reale ogni mese e spiegare al titolare perche c'e uno scostamento e cosa fare: questo e mestiere da direttore finanziario. Il problema e che una PMI italiana, sotto certi numeri, non puo permettersi un CFO dipendente, e spesso non gli servirebbe nemmeno a tempo pieno.

Qui entra il metodo Manager Indipendente. La finance e uno dei cinque pilastri (vendita, marketing, finance, operations, partnerships), e su quel pilastro un Manager Indipendente entra a frazioni: imposta il budget, costruisce il controllo di gestione che lo tiene aggiornato, siede al tavolo come farebbe un dirigente, ma solo per i giorni che servono. Un fractional CFO costa tra 1.500 e 6.000 euro al mese, contro gli 85.000-140.000 euro di costo aziendale di un CFO assunto a tempo pieno (per 100.000 netti in tasca al manager, l'azienda ne spende circa 250.000). Per una PMI che vuole un budget vero senza farsi schiacciare dal costo di un dirigente fisso, e spesso la risposta giusta.

La differenza con il commercialista e netta, e in una PMI va chiarita. Il commercialista, in genere, ti dice a consuntivo com'e andato l'anno e tiene i conti in regola: guarda indietro. Un Manager Indipendente sulla finance guarda avanti: costruisce il budget, legge gli scostamenti in corsa e ti dice cosa fare la settimana prossima. Sono due mestieri diversi e servono entrambi. Se vuoi capire la differenza nel dettaglio, l'ho spiegata in fractional CFO o commercialista.

Chiudo dove ho aperto. Il budget previsionale non e un documento da archiviare a gennaio e ritrovare a dicembre. E un volante che usi tutto l'anno. In 10 anni nel digitale, dai primi 500 euro al mese nel 2016 fino a gestire budget pubblicitari per 50 milioni, la lezione che torna sempre e la stessa: chi pianifica i numeri prima li controlla, chi li scopre dopo li subisce. Il valore di un Manager Indipendente sulla finance non e compilare un foglio Excel a inizio anno. E tenerlo vivo, leggerlo ogni mese e trasformare ogni scostamento in una decisione.

Domande frequenti