Cos'e il lead time: definizione, formula e perche conta in una PMI

Lead time: la definizione che ti serve davvero

Partiamo dal frame, perche e quello che cambia la lettura. Nel metodo Manager Indipendente le operations sono uno dei 5 pilastri (vendita, marketing, finance, operations, partnerships), e dentro le operations vale una regola sopra le altre: un'azienda solida e un'azienda che consegna sempre allo stesso modo, a prescindere da chi e di turno. Quando un Manager Indipendente entra in azienda come fractional COO, davanti a un processo lento non si chiede "chi ha sbagliato". Si chiede "quanto tempo passa, in totale, da quando il cliente chiede a quando il cliente riceve". Quel tempo e il lead time.

Detto questo: il lead time e l'intervallo di tempo che intercorre tra l'avvio di un processo e il suo completamento dal punto di vista di chi aspetta. Nel caso piu tipico e il tempo tra l'ordine del cliente e la consegna. Ma vale per qualsiasi flusso: il tempo tra una richiesta di preventivo e l'invio dell'offerta, tra l'ordine a un fornitore e l'arrivo della merce, tra l'apertura di un ticket e la sua chiusura. Ovunque qualcuno attende un risultato, esiste un lead time.

Tradotto per un imprenditore: il lead time e la distanza tra la promessa e la consegna. E quello che il cliente percepisce, quello su cui ti confronta con i concorrenti, quello che decide se torna o se la prossima volta compra altrove. E, dettaglio che quasi nessuno collega, e anche il tempo per cui i tuoi soldi restano fermi nel processo prima di tornare cassa.

Come si scompone, con un esempio italiano

Il lead time totale non e un blocco unico: e la somma di tante attese messe in fila. E qui sta il punto operativo. Per ridurlo devi prima spezzarlo, perche quasi sempre il problema non e distribuito: si concentra in uno o due passaggi che fanno da collo di bottiglia. La scomposizione classica di un lead time d'ordine e questa.

1. 01Tempo di pre-elaborazione: da quando arriva l'ordine a quando qualcuno lo prende in carico davvero. Spesso e l'attesa piu invisibile e piu lunga: l'ordine resta in una casella mail per due giorni prima che qualcuno lo guardi.
2. 02Tempo di processo (o cycle time): il tempo in cui si lavora attivamente all'ordine. Produzione, preparazione, montaggio, esecuzione del servizio. E l'unico pezzo in cui si crea valore davvero.
3. 03Tempo di attesa e coda: l'ordine e in azienda ma fermo, in coda dietro ad altri lavori o in attesa di un pezzo, di un'approvazione, di una firma. Di solito e qui che si nasconde la maggior parte del lead time.
4. 04Tempo di post-elaborazione e consegna: controllo qualita, imballo, spedizione, trasporto fino al cliente.

Esempio concreto, da PMI italiana. Sei un'azienda manifatturiera che lavora su ordine. Un cliente ordina lunedi. L'ufficio prende in carico l'ordine giovedi, perche prima nessuno lo ha smistato (3 giorni). La produzione lavora il pezzo in 2 giorni, ma prima resta 5 giorni in coda dietro ad altre commesse. Poi 1 giorno tra controllo e imballo, e 3 giorni di trasporto. Lead time totale: 3 + 5 + 2 + 1 + 3, cioe 14 giorni.

Guarda bene i numeri. Il lavoro vero (il cycle time) e 2 giorni su 14. Tutto il resto, 12 giorni, e attesa: ordine fermo in casella, commessa in coda, merce sul camion. Questo e il dato che cambia la testa a un imprenditore: il cliente aspetta 14 giorni, ma tu produci in 2. Il problema non e la fabbrica. E il flusso intorno alla fabbrica.

Lead time lungo o corto: come si legge

Non esiste un lead time buono in assoluto. Esiste un lead time coerente con cio che il cliente si aspetta nel tuo settore e con cio che promette la concorrenza. Un e-commerce che spedisce in 5 giorni e fuori mercato; un produttore di macchinari su misura che consegna in 5 giorni non esiste. La regola di lettura: confronta il tuo lead time con la promessa del settore e, soprattutto, guarda quant'e regolare e quanto invece e variabile da ordine a ordine.

Attenzione soprattutto alla variabilita, perche e il sintomo piu sottovalutato. Un lead time medio di 10 giorni che oscilla tra 6 e 20 e peggio di uno stabile di 12. Il cliente non puo fidarsi di una promessa, tu non puoi pianificare, e ogni ordine diventa una piccola emergenza da gestire a mano. La media tranquillizza il report, la variabilita ti dice se hai un sistema o un'azienda che va avanti a colpi di eroismo individuale.

Un lead time corto ma imprevedibile non e velocita. E fortuna. E la fortuna non si mette a bilancio.

Altra distinzione che la PMI italiana confonde spesso: il lead time promesso non e il lead time reale. Tante aziende dichiarano al cliente "7 giorni" e ne impiegano mediamente 12. Ogni scarto tra promessa e realta e un cliente deluso e una telefonata di sollecito che qualcuno deve gestire. Il primo lavoro non e sempre accorciare il lead time: spesso e allinearlo a cio che dici davvero.

Come ridurre il lead time (le leve concrete)

Ridurre il lead time fa due cose insieme: migliora il servizio al cliente e libera cassa, perche meno giorni di processo significano meno soldi fermi nel lavoro in corso. E spesso non serve comprare macchine nuove o assumere: serve togliere le attese morte. Ecco le leve che un Manager Indipendente mette in fila, dalla piu rapida alla piu strutturale.

1. 01Mappa il flusso e trova il collo di bottiglia. Disegna tutti i passaggi da ordine a consegna con i tempi reali accanto. Quasi sempre uno o due step si prendono la maggior parte del lead time. Lavora su quelli: ridurre del 50 percento un passaggio da 5 giorni vale piu che ottimizzarne dieci da mezza giornata.
2. 02Aggredisci le attese, non il lavoro. Il valore si crea nel cycle time, ma il tempo si perde nelle code. Ordini fermi in casella, approvazioni che restano sulla scrivania del titolare, pezzi in attesa: sono giorni che togli senza toccare la produzione.
3. 03Standardizza con procedure scritte. Quando ogni persona fa a modo suo, il lead time dipende da chi e di turno. Una procedura operativa (SOP) rende il flusso ripetibile e prevedibile a prescindere dalla persona. Ne ho scritto qui: cos'e una SOP.
4. 04Riduci i passaggi di mano. Ogni volta che un ordine passa da una persona o un ufficio all'altro, si crea un'attesa e un rischio di errore. Meno handoff, meno code, meno lead time.
5. 05Lavora in parallelo dove puoi. Molte attivita vengono fatte in sequenza per abitudine, non per necessita. Quello che puo partire in contemporanea (preparare i documenti mentre si produce, ordinare i materiali mentre si conferma) accorcia il totale senza correre di piu. Polarizza sul sistema, non sulla persona: il lead time si governa ridisegnando il flusso, non chiedendo a tutti di sbrigarsi.

Perche un Manager Indipendente lo mette sotto controllo subito

Il lead time non vive da solo: tiene insieme i pilastri. Tocca la vendita, perche un tempo di risposta lungo a un preventivo fa perdere il cliente prima ancora di parlare di prezzo. Tocca la finance, perche piu lungo e il processo, piu giorni i tuoi soldi restano fermi nel lavoro in corso prima di tornare cassa: e lo stesso meccanismo della rotazione del magazzino e del capitale circolante. Un lead time che si accorcia e cassa che si scongela.

In 10 anni nel digitale, dai primi 500 euro al mese nel 2016 fino a gestire budget pubblicitari per 50 milioni, la lezione che torna sempre e la stessa. Le campagne migliori e i prodotti piu belli contano poco se poi l'azienda consegna lenta e in modo imprevedibile: il cliente ricorda l'attesa, non la strategia. E un lead time fuori controllo e quasi sempre il sintomo di un'azienda che gira sulle persone giuste invece che su un sistema.

Per questo, quando un Manager Indipendente entra come fractional COO, il lead time e tra le prime metriche che mette a monitor, accanto alla variabilita dei tempi e ai colli di bottiglia. Non e un dato da report annuale da archiviare: e un indicatore vivo che, se cresce, anticipa i clienti persi e la tensione di cassa di mesi. Cosa fa nel concreto questa figura, l'ho spiegato qui: cosa fa un fractional COO.

Ed e qui che il modello fractional ha senso economico per una PMI. Un direttore operations dipendente costa tra 85.000 e 140.000 euro l'anno (per 100.000 netti in tasca, l'azienda ne spende circa 250.000). Un Manager Indipendente in modalita fractional ti porta lo stesso presidio su flussi, lead time e colli di bottiglia per 1.500-6.000 euro al mese, sui giorni che ti servono. Quando conviene davvero, ne ho scritto qui: quando serve un fractional COO.

Una precisazione che la PMI italiana fa spesso: presidiare il lead time non e questione di comprare un gestionale piu potente o di spronare il team a essere piu veloce. E lavoro di chi ridisegna il flusso e lo rende ripetibile, cosi che l'azienda consegni sempre allo stesso modo senza dipendere da chi c'e. Vale per le operations come per tutti e cinque i pilastri del metodo Manager Indipendente.

Domande frequenti