Cos'e il time blocking: definizione e perche conta per la tua PMI

Cos'e il time blocking, in una frase

Il time blocking e una tecnica di gestione del tempo in cui dividi la giornata in blocchi orari e a ogni blocco assegni un compito specifico. Dalle 9 alle 11 lavori al budget. Dalle 11 alle 12 rispondi alle email. Dalle 14 alle 16 chiami i clienti. Niente di piu, niente di meno.

La differenza con la classica to-do list e tutta qui. La lista ti dice cosa devi fare. Il time blocking ti dice quando lo fai. Sembra un dettaglio. Non lo e. Una lista di venti voci ti lascia ogni mattina con la stessa domanda paralizzante: e adesso da dove parto? Col time blocking quella domanda non esiste piu, perche la risposta e gia scritta in calendario.

Come funziona, passo per passo

Il meccanismo e semplice, ed e proprio questo il suo punto di forza. Tre mosse.

1. 01Elenca i compiti della settimana. Tutto quello che devi fare davvero, non quello che potresti fare. Distingui subito le attivita profonde (richiedono concentrazione: piani, analisi, numeri, scrittura) da quelle superficiali (email, approvazioni, telefonate brevi).
2. 02Stima quanto tempo serve a ciascuno. Onestamente. La maggior parte delle persone sottostima del doppio. Se pensi che un'attivita richieda un'ora, mettine una e mezza.
3. 03Assegna ogni compito a un blocco preciso nel calendario. Non a una lista: a un orario. Il blocco diventa un appuntamento con te stesso, che vale quanto un appuntamento con un cliente.

Esistono due varianti utili da conoscere. Il task batching raggruppa nello stesso blocco attivita simili (tutte le email insieme, tutte le chiamate insieme) per non saltare di continuo da un tipo di lavoro all'altro. Il day theming assegna interi giorni a un tema: lunedi commerciale, martedi operations, mercoledi finanza. Entrambe sono forme di time blocking applicate a scale diverse.

Un esempio di giornata blindata

Prendi un imprenditore di una PMI da una decina di dipendenti. Senza time blocking la sua giornata e reattiva: apre il computer, le email lo risucchiano, un fornitore chiama, un collaboratore entra con una domanda, e a fine giornata il budget che doveva preparare e ancora a zero. Ecco la stessa giornata con i blocchi.

Nota due cose. Primo: le email hanno due finestre precise, non sono sparse su tutta la giornata. Secondo: il lavoro profondo sta al mattino, quando l'energia mentale e al massimo, e prima che il mondo si svegli e inizi a chiamare. Questo non e un dettaglio estetico. E la differenza tra arrivare a sera avendo deciso le cose importanti o avendole solo rincorse.

Un buon time blocking lascia anche dei blocchi vuoti, di proposito. Sono i cuscinetti: lo spazio per gli imprevisti, che in una PMI non sono l'eccezione ma la regola. Un'agenda piena al 100% non e organizzata, e una bomba a orologeria che salta al primo telefono fuori programma.

Perche conta davvero per chi guida un'azienda

Per un dipendente il time blocking e produttivita personale. Per chi guida un'azienda e una cosa molto piu seria: e il modo in cui difendi il lavoro che solo tu puoi fare. Quando entro in una PMI come Fractional Manager, una delle prime cose che guardo non e il conto economico. E il calendario dell'imprenditore. Ti racconta la verita meglio di qualsiasi bilancio.

• Protegge le attivita ad alto valore. Strategia, numeri, persone chiave, decisioni difficili: sono le cose che spostano l'azienda, e sono sempre le prime a saltare quando la giornata diventa reattiva. Un blocco protetto e l'unico modo per garantirgli spazio.
• Rende visibile il sovraccarico. Quando provi a incastrare tutto in blocchi e non ci sta, hai la prova nera su bianco che stai facendo troppe cose tu. E spesso il primo passo verso la decisione di delegare.
• Trasforma le buone intenzioni in appuntamenti. Pensare alla strategia un giorno o l'altro non succede mai. Pensarci giovedi dalle 9 alle 11, col telefono spento, succede.

Mostrami il calendario di un imprenditore e ti dico se controlla l'azienda o la sta solo subendo. Chi non blinda il proprio tempo finisce per lavorare sui problemi di tutti tranne i propri.

Alexandru Birleanu

Qui c'e il legame con un concetto che per le PMI italiane e quasi sempre la radice del problema: la delega. Il time blocking, da solo, fa miracoli per qualche settimana, poi crolla, perche il problema vero non era l'agenda disorganizzata: era che troppe cose dipendevano da una persona sola. I blocchi servono a proteggere il tuo tempo. La delega serve a non avere bisogno di tutto quel tempo. Le due cose vanno insieme.

Gli errori che fanno fallire il time blocking

Quasi tutti provano il time blocking, e quasi tutti lo abbandonano in due settimane. Non perche la tecnica sia debole, ma perche cadono sempre negli stessi tre errori.

1. 01Riempire ogni minuto. Un'agenda compressa al millimetro non regge l'urto del mondo reale. Al primo imprevisto salta tutto, ti senti in colpa, e molli. Lascia almeno il 20% di blocchi liberi come cuscinetto.
2. 02Stimare i tempi col cuore, non con la testa. Se metti mezz'ora a cose che richiedono un'ora, a meta giornata sei gia indietro di due ore e il sistema diventa una fonte di frustrazione invece che di controllo. Sovrastima sempre.
3. 03Trattare i blocchi come suggerimenti. Se un blocco di lavoro profondo lo cancelli alla prima richiesta di chiunque, non stai facendo time blocking: stai colorando il calendario. Il blocco vale solo se lo difendi come difenderesti un appuntamento col tuo miglior cliente.

C'e poi un errore piu sottile, tipico di chi guida un'azienda: bloccare il tempo senza prima decidere le priorita. Riempire la settimana di blocchi su attivita che non contano e solo un modo elegante di restare incastrati nelle cose sbagliate, con piu disciplina. Per questo nel metodo del Manager Indipendente l'agenda viene dopo la strategia, mai prima. Prima decidi quali sono i due o tre risultati che contano davvero in questo trimestre (e qui aiutano strumenti come gli OKR), poi costruisci i blocchi attorno a quelli.

Ed e qui la sedia vuota che un Fractional Manager viene a riempire. Non perche l'imprenditore non sappia organizzarsi, ma perche serve qualcuno fuori dalla mischia che guardi come scorre davvero il tempo, identifichi dove si forma il collo di bottiglia, e aiuti a riprogettare l'agenda attorno alle cose giuste. A volte basta uno o due giorni a settimana per rimettere a fuoco un calendario che era diventato pura reazione. Se vuoi vedere come un Manager Indipendente lavora sul tempo quando segue piu aziende insieme, lo spiego in time management da fractional manager.

Domande frequenti