Manager frazionato per farmaceutico: quando conviene e che risultati porta

Perché il farmaceutico chiede un modello diverso di manager frazionato

Un manager frazionato per il farmaceutico non è un consulente che passa una volta al mese e lascia un report in mano al fondatore. È un manager senior che entra in azienda con continuità reale, uno o due giorni a settimana, su una funzione precisa: marketing, vendite, operations o finance. Nel farmaceutico questa continuità conta più che altrove, perché nella stessa azienda convivono due logiche di business opposte.

Da una parte il canale etico: prodotti prescritti o rimborsati, prezzo negoziato con AIFA, margini compressi e tempi di autorizzazione che si misurano in mesi, a volte in anni. Dall'altra il canale OTC e parafarmaco, dove il prezzo lo decide l'azienda, la concorrenza tra farmacia, parafarmacia online e GDO è aggressiva, e il marketing pesa quanto il prodotto stesso. Un manager indipendente che entra in questo contesto deve saper leggere entrambi i mondi, spesso nella stessa settimana di lavoro.

A complicare il quadro c'è una filiera lunga e regolamentata: produzione spesso affidata a stabilimenti terzisti certificati GMP, distribuzione tramite grossisti farmaceutici con norme GDP su tracciabilità di lotto e catena del freddo, vendita finale su farmacia, parafarmacia o canale ospedaliero attraverso gare ASL. Ogni lotto ha una scadenza da monitorare, ogni variazione di formulazione richiede nuove autorizzazioni, e la farmacovigilanza impone un livello di attenzione continua che in altri settori semplicemente non esiste.

Il profilo tipico che chiama un fractional manager in questo contesto è una PMI da 3 a 20 milioni di fatturato, spesso un'azienda di generici, parafarmaco o dispositivi medici, fondata da un farmacista o da un ex informatore scientifico che ha costruito un buon prodotto ma non una struttura manageriale attorno. Il fondatore fa ancora lui il commerciale, nessuno separa la marginalità tra canale etico, OTC ed e-commerce, e le decisioni su prezzo e nuovi lanci si prendono più a sensazione che sui numeri.

Le funzioni che un manager frazionato copre più spesso nel farmaceutico

Nella maggior parte dei casi un'azienda farmaceutica o parafarmaceutica non ha bisogno di un solo profilo fractional, ma di una combinazione di competenze che normalmente ricadono su quattro funzioni:

• Market access e trade marketing farmacia: gestione dei rapporti con i grossisti, negoziazione dei listini con le catene di farmacie e parafarmacie, presenza nei marketplace verticali (parafarmacie online, aggregatori GDO), presentazione dei nuovi SKU ai buyer di canale e partecipazione a gare e tender ospedalieri.
• Finance e controllo di gestione per canale: separare la marginalità reale tra etico, OTC ed e-commerce, che spesso in azienda vengono confusi in un unico conto economico; gestione del capitale circolante legato a lotti, scadenze e resi; forecast di cassa che incrocia tempi di incasso SSN e ospedalieri, spesso oltre i 90-120 giorni, con le scadenze verso i fornitori.
• Sales management sulla rete ISF o agenti: definizione di KPI di copertura farmacie, frequenza visite, tasso di successo sulle gare ospedaliere, al posto di lasciare la rete vendita a gestirsi da sola senza obiettivi misurabili.
• Operations e supply chain regolamentata: coordinamento con i CMO terzisti sulla produzione, pianificazione degli ordini in funzione delle scadenze di lotto, gestione della tracciabilità GDP, riduzione degli stock-out e del prodotto svalutato o reso a ridosso della scadenza.

Raramente un'azienda ha bisogno di tutte e quattro le funzioni insieme dal primo giorno. Il valore di un manager frazionato è entrare sulla funzione che sta davvero frenando la crescita in quel momento, non riempire un organigramma teorico costruito a tavolino. Un'azienda di generici o parafarmaco in forte crescita ha spesso urgenza su finance e market access, mentre chi sta per lanciare un nuovo prodotto o aprire un canale e-commerce ha più bisogno di sales management e operations regolamentate nei primi mesi.

I segnali che indicano che ti serve un manager frazionato adesso

Ci sono alcuni segnali ricorrenti, quasi identici in ogni azienda farmaceutica o parafarmaceutica che poi si rivolge a un manager frazionato:

• Il fatturato cresce ma il margine si assottiglia trimestre dopo trimestre, e nessuno sa dire con precisione se il problema sia sul canale etico, sull'OTC o sull'e-commerce.
• Hai aperto o vuoi aprire un canale e-commerce di parafarmacia e non hai nessuno che ne capisca davvero pricing, logistica dedicata e gestione dei resi.
• Hai perso una gara ospedaliera o un capitolato ASL per un dettaglio di market access che nessuno in azienda aveva presidiato con continuità.
• La rete ISF o gli agenti lavorano senza KPI chiari, e non sai davvero quante farmacie copri in modo efficace ogni mese.
• Il fondatore fa ancora lui, personalmente, il ruolo di commerciale o di responsabile prodotto a tempo pieno, e non ha tempo per pensare alla strategia.
• Un dossier registrativo o una variazione AIFA è in ritardo da mesi e sta bloccando un lancio già pianificato.
• Hai scorte vicine alla scadenza che finiscono svalutate o rese, perché nessuno pianifica gli ordini in funzione dei lotti.

Se ti riconosci in due o tre di questi punti, il problema non è lavorare di più. È che manca una regia specifica su una funzione precisa, con qualcuno che torni ogni settimana a guardare gli stessi numeri e le stesse scadenze.

Risultati e KPI tipici in 6-12 mesi

I risultati di un manager frazionato nel farmaceutico si vedono soprattutto su marginalità per canale, velocità di lancio e riduzione degli sprechi di magazzino. Alcuni numeri realistici, coerenti con incarichi da uno o due giorni a settimana:

Non tutti i risultati sono immediatamente numerici. Spesso il primo effetto percepito è semplicemente avere per la prima volta un conto economico letto per canale, con numeri su cui il fondatore può decidere invece di intuire.

Manager frazionato o assunzione diretta: il confronto sui costi

In Italia un manager frazionato per il settore farmaceutico o parafarmaceutico costa, in media, tra 1.500 e 8.000 euro al mese per un impegno di uno o due giorni a settimana, in base a seniority e ampiezza del mandato. Il confronto con un'assunzione diretta a tempo pieno è netto:

Il vantaggio non è solo il costo più basso. È che la spesa diventa proporzionale alla fase dell'azienda: alzi i giorni prima di una gara importante o di un lancio, li riduci nei mesi di ordinaria amministrazione. Per una PMI farmaceutica che deve validare se una funzione manageriale serve davvero, prima di assumere una figura interna da 100.000 euro l'anno, il fractional è il modo più a basso rischio per testarlo.

Come si struttura l'incarico in un'azienda farmaceutica

Un incarico tipico dura 6-12 mesi, con impegno di uno o due giorni a settimana, e si divide in due fasi. Nella prima, 4-6 settimane, il manager frazionato fa una diagnosi: audit della marginalità per canale, mappatura della filiera e dei rapporti con grossisti e CMO terzisti, verifica dello stato dei dossier regolatori insieme al regulatory affairs interno o al consulente farmaceutico dedicato.

Nella seconda fase si passa all'esecuzione, con obiettivi trimestrali concordati e un reporting mensile diretto al fondatore o al consiglio di amministrazione. Il compenso è quasi sempre a pacchetto mensile di giornate, non legato a percentuali sul fatturato generato: nel farmaceutico questo punto conta più che altrove, perché legare la parcella alle vendite creerebbe un incentivo distorto a spingere su prodotti o canali senza guardare a compliance e sostenibilità del margine. La regola pratica è entrare prima della scadenza critica, non dopo: chi porta dentro un manager frazionato con mesi di anticipo su una gara importante o su un lancio arriva con processi e documentazione già tracciati, non a rincorrere l'emergenza.

Il manager frazionato non sostituisce mai le figure tecniche specialistiche, come il QP (Qualified Person) o il responsabile farmacovigilanza: lavora a fianco di quelle funzioni, portando metodo su pricing, canali, KPI commerciali e controllo di gestione, cose che in una PMI farmaceutica familiare spesso non sono mai state impostate in modo sistematico.

Da dove iniziare: il metodo Il Grafo

In Manager Indipendente usiamo un metodo che chiamiamo Il Grafo per aiutare i fondatori a capire in che ordine intervenire: prima la cassa e la marginalità reale per canale, poi la crescita commerciale, solo alla fine la struttura organizzativa. Nel farmaceutico questo significa quasi sempre partire dal separare i margini di etico, OTC ed e-commerce, prima ancora di pensare a nuove assunzioni o nuovi canali di vendita.

Se vuoi capire se la tua azienda farmaceutica o parafarmaceutica è pronta per un manager frazionato, o vuoi confrontarti con altri fondatori e manager indipendenti che lavorano nel settore, entra nella community gratuita di Manager Indipendente su Skool: https://www.skool.com/manager-indipendente/about.

Domande frequenti