Temporary manager per farmaceutico: quando conviene e che risultati porta

Cosa cambia quando un temporary manager entra in un'azienda farmaceutica

Un'azienda farmaceutica, che produca farmaci etici, dispositivi medici o integratori, vive dentro una filiera regolata come poche altre. Dal principio attivo al farmaco finito passano controlli di produzione secondo le norme GMP (Good Manufacturing Practice), distribuzione secondo le norme GDP (Good Distribution Practice) e un rilascio dei lotti che in molti casi richiede la firma di una figura obbligatoria per legge, la Qualified Person. Ogni nuovo prodotto, prima di generare un euro di ricavo, deve passare attraverso un dossier di registrazione presso AIFA o EMA che può richiedere da uno a tre anni, con costi di studi, documentazione e audit che si sostengono ben prima di vedere il primo incasso.

I canali di vendita, poi, non sono uno solo. C'è il canale farmacia, che passa da grossisti e distributori con marginalità compresse tra l'8% e il 15% sui farmaci a carico del Servizio Sanitario Nazionale, perché il prezzo lo fissa AIFA e non l'azienda. C'è il canale ospedaliero, dove si vince attraverso gare regionali e i pagamenti da ASL e ospedali si allungano facilmente tra i 120 e i 180 giorni. E c'è il canale libero, automedicazione, parafarmacia e integratori, dove i margini salgono al 30-45% ma la concorrenza sullo scaffale è durissima. Chi guida un'azienda pharma deve leggere ogni mese questi tre binari separati, non un margine medio che li nasconde l'uno dentro l'altro.

A tutto questo si aggiunge un magazzino che pesa diversamente rispetto a un'azienda qualsiasi: i lotti hanno una scadenza tracciata per legge, e un lotto invenduto in tempo non è solo un costo, è spesso un rifiuto speciale da smaltire con procedure dedicate. C'è una rete commerciale specifica, gli informatori scientifici del farmaco (ISF), regolata dal codice deontologico di Farmindustria, con un turnover che nelle zone più competitive resta alto. E c'è un rischio che in pochi altri settori è così concreto: un'ispezione AIFA o EMA che rileva non conformità può bloccare una linea di produzione o l'immissione in commercio di un lotto intero.

Un temporary manager entra quasi sempre in uno di questi momenti: l'azienda deve chiudere un dossier di registrazione o una variazione entro una scadenza precisa, ha un'ispezione GMP o GDP in calendario e non è pronta, ha appena acquisito o si sta facendo acquisire da un altro gruppo pharma e i sistemi di qualità vanno unificati entro una data definita, sta aprendo un nuovo stabilimento o una nuova linea produttiva, oppure il responsabile di produzione o il regulatory affairs manager se n'è andato all'improvviso e serve continuità mentre si cerca il sostituto. In tutti questi casi non serve un altro responsabile stabile: serve una figura che chiuda il progetto e poi lasci il timone a chi resta.

Le funzioni che un temporary manager copre più spesso nel farmaceutico

Il perimetro cambia in base al progetto, ma nella pratica un temporary manager nel farmaceutico si concentra quasi sempre su una di queste quattro aree, spesso collegandole tra loro nello stesso mandato.

• Produzione e qualità. Presidio GMP dello stabilimento, riduzione dei fermi linea, gestione dei fornitori di principi attivi certificati, preparazione e chiusura di audit e ispezioni regolatorie.
• Regulatory affairs. Dossier di registrazione e rinnovo dell'AIC, gestione delle variazioni presso AIFA o EMA, coordinamento con enti notificati per i dispositivi medici sotto MDR.
• Commerciale. Gestione della rete di informatori scientifici del farmaco, partecipazione a gare ospedaliere, contratti con grossisti e distributori, posizionamento sul canale libero di automedicazione e integratori.
• Finance e HR. Forecast di cassa sui crediti verso ospedali e ASL, pianificazione pluriennale dei costi regolatori prima del ricavo, piano di riduzione del turnover della rete ISF.

Nella maggior parte dei mandati il punto di ingresso è produzione e regulatory affairs insieme, perché nel farmaceutico non puoi rispettare una scadenza di registrazione senza sapere se lo stabilimento è pronto per l'ispezione che quella registrazione richiede, e non puoi difendere la marginalità senza toccare come sono organizzati produzione e magazzino. Nelle aziende più piccole, sotto i 5-10 milioni di fatturato, capita spesso che lo stesso temporary manager copra da solo produzione e regulatory nello stesso mandato, perché non esiste ancora una struttura interna divisa per funzione e le due aree in pratica coincidono nella stessa scrivania.

I segnali che ti serve un temporary manager, non un altro responsabile fisso

Molte aziende farmaceutiche rispondono a un problema gestionale assumendo un altro quadro interno. Utile per l'ordinario, ma non risolve quando il problema è un progetto con una scadenza precisa. Questi sono i segnali più ricorrenti.

• Hai un'ispezione GMP o GDP in calendario nei prossimi mesi e la documentazione su processi e non conformità pregresse non è ancora a posto.
• Devi chiudere un dossier di registrazione o una variazione AIC entro una data precisa e nessuno in azienda ha il tempo di seguirlo a tempo pieno.
• Hai appena acquisito un'altra azienda pharma, o sei stato acquisito, e i sistemi di qualità, produzione e commerciale devono diventare uno solo entro una scadenza definita.
• Stai aprendo un nuovo stabilimento o una nuova linea produttiva e non hai una figura che segua conformità, personale e processi fin dal primo giorno.
• I lotti in scadenza crescono di trimestre in trimestre e nessuno ha una visione consolidata su dove si formano gli eccessi di scorta.
• I tempi di incasso da ospedali e ASL si allungano e non esiste un forecast di cassa aggiornato che dica quanto l'azienda può davvero spendere nei prossimi mesi.
• Il responsabile di produzione o il regulatory affairs manager se n'è andato all'improvviso, o sta per farlo, e serve continuità mentre si cerca un sostituto stabile.
• Stai entrando in un nuovo mercato estero e servono dossier registrativi locali che in casa nessuno ha mai gestito.

I risultati che porta, con numeri concreti

Un temporary manager nel farmaceutico si giudica sul progetto per cui è stato chiamato, non su un miglioramento generico. Questi sono gli effetti più frequenti nei mandati completati con successo.

Il metodo Il Grafo applicato al farmaceutico parte sempre dalla stessa domanda: dove l'azienda perde cassa, tempo o conformità, prodotto per prodotto, lotto per lotto. Un mandato a termine funziona proprio perché quella fotografia iniziale rende visibile in poche settimane quello che altrimenti resterebbe nascosto per anni dentro un bilancio annuale o un certificato di conformità dato per scontato.

Quanto costa: temporary manager vs assunzione diretta

In Italia un temporary manager per un'azienda farmaceutica costa tra 1.500 e 8.000 euro al mese, in base ai giorni settimanali dedicati e alla complessità del progetto da portare a termine.

Un direttore di stabilimento o un regulatory affairs manager con esperienza che porta a casa 55.000-70.000 euro netti costa all'azienda, tra contributi, TFR e oneri, circa 90.000-120.000 euro l'anno, e su profili con esperienza di gruppi multinazionali si arriva a 150.000. Per un progetto con una durata definita, sei, dodici o diciotto mesi, un'assunzione a tempo pieno resta spesso ingiustificata: il temporary manager dà la stessa competenza per la durata esatta del mandato, senza il vincolo di un contratto pieno che continuerebbe a pesare anche dopo la chiusura del progetto. C'è anche un vantaggio meno visibile ma altrettanto concreto: un manager che ha già seguito ispezioni GMP o dossier registrativi in più aziende porta un metodo collaudato fin dalla prima settimana, mentre un neoassunto ha bisogno di mesi prima di orientarsi davvero nella specificità normativa del pharma.

Come si struttura l'incarico e da dove iniziare

Un incarico da temporary manager nel farmaceutico parte quasi sempre da una fotografia: qual è lo stato reale di conformità dello stabilimento, quanto sono lunghi i tempi di incasso da ospedali e ASL, dove si formano gli eccessi di scorta, cosa manca davvero per il dossier o l'ispezione in arrivo. Da lì il manager indipendente costruisce un piano con una data di chiusura chiara, concordata con la proprietà e con il responsabile qualità fin dal primo giorno.

1. 01Mappa l'azienda area per area: produzione, magazzino, regulatory, commerciale, cassa.
2. 02Definisce con la proprietà l'obiettivo esatto del mandato e la data entro cui deve essere raggiunto.
3. 03Lavora fianco a fianco con il responsabile qualità e la Qualified Person, che restano le figure regolamentate e responsabili sul piano tecnico, senza mai sostituirle su quelle decisioni.
4. 04Se il progetto lo richiede, coordina l'integrazione operativa dopo un'acquisizione o l'apertura di un nuovo stabilimento: sistemi di qualità, produzione, rete commerciale.
5. 05Forma i responsabili interni sui nuovi processi, così che il presidio resti anche dopo la fine del mandato.

Il presidio tipico è di uno o due giorni a settimana, tra stabilimento, magazzino e amministrazione, per tutta la durata del mandato. Non è una consulenza spot: è una presenza continuativa fino al raggiungimento dell'obiettivo scritto, che sia un'ispezione superata, un dossier chiuso o un'integrazione completata. Il modello Temporary Manager e Fractional Manager applicato da Manager Indipendente nasce proprio per dare a un'azienda farmaceutica la stessa competenza di un direttore assunto, per il tempo esatto che serve. Se vuoi confrontarti con altri fondatori e manager che lavorano nel settore farmaceutico, entra nella community gratuita di Manager Indipendente su Skool: https://www.skool.com/manager-indipendente/about.

Domande frequenti